云南省文山市政务房屋管理局 饶 怀
【摘要】招投标档案是机关、企事业单位招投标活动的客观记录,是每个招投标项目的重要法律依据，随着招投标在工程建设,货物和服务采购等领域中的广泛应用,招投标档案管理工作的重要性日渐凸显.通过对机关、企事业单位招投标档案管理的现状分析,对规范招投标档案管理的相关对策建议进行探讨，以期为各机关、企事业单位实现招投标档案管理工作的不断优化提供参考。
关键词：招投标 档案管理 现状 对策
一、招投标档案管理工作的实际意义
随着科技的进步，各类招标投标活动越来越多，招标投标已成为机关、企事业单位基础设施建设和物资提供的重要来源。招投标档案是机关、企事业单位的重要资产，国家机关、企事业单位应不断提高认识，积极加强招投标档案工作的管理化水平，激发档案管理的内生动力，充分发挥档案管理工作的作用和价值。
二、招投标档案管理工作的现状
（一）档案管理重视不够，管理观念陈旧。
在我国，很多机关、企事业单位招投标档案管理工作重视不够，设施陈旧、技术有待提高、没有专业的档案管理人员或多为兼职兼管，管理能力和管理经验有待提高，且多数机关、企事业单位依然采用传统的管理模式，主要侧重于纸质档案的收集、整理、保存，管理观念陈旧，不能真正体现档案的功能性要求。
（二）档案管理技术急需改革，信息检索费时费力。
目前我国的招投标档案管理主要以人工管理为主，在短时间内不能完成既定的管理要求，信息检索需要耗费大量的人力物力从数量庞大的案卷目录中以手动方式进行查找，不仅工作时间长且效率低下，检索准确性也不高，而电子化管理引入的数字化、云服务对技术的要求较高，所需资金需求较大，管理风险较大、出现数据丢失、损坏、被盗、被破坏等一系列问题。
（三）档案管理安全意识不够。
档案安全是档案工作的生命线，尤其在信息技术飞速发展的今天，档案实体安全和档案信息安全同等重要，各机关、企事业单位应将档案安全工作作为一项重要任务贯穿单位工作的始终，牢固树立档案管理责任重于泰山的思想意识，把档案安全放在管理工作的首位，确保档案设施安全、实体安全、网络安全、信息安全。
三、招投标档案管理的对策措施
（一）制定招投标档案管理机制，加强档案科学管理
建立规范的内部管理机制,科学、规范、高效的管理招投标档案,负责交易业务档案的接收、保密、保管、整理、查询、调阅工作，严格对交易项目执行过程中的文本、图像资料随时进行收集，保证第一手交易档案的系统性和完整性,收集整理完备后统一入库规范管理。同时，邀请专业人员梳理单位招投标档案，按照“一项目一档案”原则，将每个交易项目的招标公告、招标文件、开评标记录表、中标公示、开评标现场资料等统一收集归档并建立台账，清楚标注案卷号，做好目录索引，便于日后档案查询和调阅。
（二）落实责任机制，确保档案规范完整
各级机关、事业单位负责人要落实责任机制，高度重视本部门招投标管理工作，明确专职分管领导，同时，安排本单位有招投标经验、有责任心、敢担当的同志负责本单位招投标项目，在档案管理过程中，负责人应如实将项目名称、开、评标时间地点、项目负责人姓名、单位等重要信息填入招标项目概况表并将其加入档案案卷同步存档，对有重新招标、有项目延期或取消、有预中标结果调整、有投诉以及存在其他不符合规定的事项等情况及时予以记录，尽最大限度保存招投标资料原始状态，努力确保招标、开标、投标、评标、定标等各个环节归档材料真实、完整、规范。
（三）不断提升档案管理人员素质，夯实招标档案人才支撑
档案管理人员是实现档案管理建设的重要执行人，建立专业的档案管理人才队伍十分重要，培养和造就一支训练有素，技能优良的招标档案管理队伍势在必行，当前，我国机关、企事业单位档案管理工作者大多并非管理专业，档案管理工作人员往往兼职兼管，专业基础知识浅薄、管理工作经验缺乏、管理技术不足、质量效率不高、创新能力有待提升，加上各级机关、事业单位对档案管理的认识不高，重视不够，缺乏专门的资金投入，忽略了档案管理人才培养的重要性，所以，相关管理部门应招聘有相应管理能力的人才，扎实有效的交流档案工作，不断加强档案管理知识培训工作，以此共同促进招标档案整理工作迈向一个崭新台阶，不断夯实招投标档案人才基础。
（四）加强档案信息化管理的重视程度，提高档案管理效率
为实现招投标档案信息化管理工作效率的提升，政府相关帮忙应转变管理观念，改变以往以人工管理为主的管理理念，充分利用现代信息技术，加强档案数据库的建立、认真贯彻国家档案信息化标准，严格遵守国家档案信息运行统一管理标准、业务标准、技术标准，确保信息畅通，交流共享，管理模式从以实体为重点转变为以档案数字信息管理利用为重点，最大限度地满足档案信息化管理的优势。同时，不断加强档案管理信息化发展的人才投入以及资金成本的投入，制定全面的档案管理计划，完善信息管理系统建设，切实提升档案管理信息化水平与质量。
总之，招投标档案管理工作是一项烦琐复杂的工程，加强招标档案工作有着特殊重要的作用，各级各部门要切实增强招标档案管理工作的计划性、前瞻性和预见性，不断夯实档案人才根基，做好招标前期管控、过程管控、末端管控，规范推进招投标归档工作，持续推进招投标业务档案文件末端管控工作，共同推动招投标业务蓬勃发展和健康发展。
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