档案信息化管理工作面临的挑战及策略
云南省广南县残疾人联合会 普建松
摘要：随着科学技术的快速发展及信息化时代的到来，我国传统的档案管理工作已经跟不上时代的要求。在信息化背景下，我国的档案管理工作面临着新的挑战，为应对这一挑战，档案管理工作要不断加强信息化建设，积极探索应对对策略，以使档案管理工作能更好的为社会服务。
关键词:信息化 档案管理 挑战 策略
近年来，档案信息化管理成为档案管理领域中的热点词汇，研究这一问题，首先我们要明确档案信息化管理的含义，所谓档案信息化管理，就是在时代发展的过程中，为有效解决档案管理面临的新问题和新挑战，从而将档案管理与现代科技结合，即运用科技网络实现对档案的管理，进而促使档案工作更好的为人类社会发展服务。档案信息管理是社会发展的必然要求。因此，对档案信息化管理进行研究是具有现实意义的。
一、档案信息化管理面临的挑战
（一）档案管理模式面临新的挑战
以往的档案管理模式较为单一、陈旧，需要的人力劳动量也很大，而且由于工作量繁杂细琐经常会出现这样那样的差错，因此管理的效率也不高。一方面人事档案一旦封存若再想调阅或流转就很难，或需要一定的翻找时间，降低了档案管理的及时性、方便性和准确性；另一方面人事档案的库存式管理使各单位很难对人才信息有一个综合的了解，降低了社会人才资源的配置和利用效率。信息化背景下，电子档案信息比例上升，电子文件有其特殊特征，如流动性、易逝性、易改性等，因此传统的档案管理模式面临新的挑战。
（二）档案管理人员自身素质受到挑战
近年来，我国档案管理人员素质有了一定提升，但仍满足不了档案管理工作的要求，尤其是信息化时代到来，档案管理人员的素质面临严峻挑战。当前工作人员有一部分受过专业教育，其他档案管理人员很多是“半路出家”，且大都仅熟悉传统的档案管理模式。在信息化背景下，档案管理人员需要同时具备电子、网络、计算机、信息等综合知识。在我国，既熟悉档案管理,又精通信息技术的专业人才非常匮乏。
（三）档案信息的安全性面临挑战
档案资料作为一种重要的社会记忆载体，其开放性必然逐渐提高，我国的档案信息安全性会面临前所未有的挑战。另外，技术层面的黑客、病毒入侵也会给档案信息的安全储存及保密等带来威胁。
二、档案信息化管理工作应对策略
（一）提高档案信息化管理意识
传统的档案管理模式根深蒂固，部分档案管理人员已经习惯这种管理模式，不愿意改变。为此，要不断提高档案管理人员的信息化管理意识，增加对档案信息化管理的力度，投入先进的管理设备，引导管理人员自觉改变传统档案管理意识，树立科学的信息化管理理念，以使档案管理工作能更好地服务人民。
（二）加速档案信息化管理进程
在信息化背景下，信息使用者对信息的需求在数量、广度和深度。上都有更高的改变，因此档案管理要注重与其他部门的联系，以增强信息的全面性及准确性。如果能实现档案信息共享，则能更大限度的提高档案信息的使用价值，这就要求档案管理者要充分利用现代化的技术，加速档案管理信息化进程。可从以下着手:在档案管理工作中推广计算机等先进设备的使用，利用其存储能力强、信息处理快、传输无障碍等特点，提高档案管理信息化水平；通过现代技术的利用，实现档案信息自动化收集、归档、流转、处置等，推动档案管理一体化进程。档案信息化管理的发展与推进，不是在朝夕之间可以完成的，其工作任务繁重，需要相关工作人员长期的坚持和努力。因此，为了实现档案信息化管理，就要提升相关工作人员的责任感，促使相关工作人员形成紧迫感。
（三）建立健全档案信息安全保障体系
档案信息是非常重要的信息资源，只有保证其安全性才能真正体现其价值。在信息化背景下，伴随着计算机网络技术的使用，黑客病毒入侵、信息泄密、系统瘫痪等安全问题频现，建立健全档案信息安全保障体系非常重要。档案信息安全保障体系，要求档案管理工作者要有很高的安全管理意识。在进行存储档案工作时，要使用内网，同时运用各种杀毒软件阻止黑客病毒等入侵；要定期对数据库进行安全备份；在使用档案信息时，要利用加密技术、受控访问、信息确认等技术进行防护，以确保档案信息使安全使用。
（四）创新档案信息服务观念
组建合格的管理团队，是成功实现档案管理信息化的根本，直接影响档案信息化的建设质量与速度。首先，要不断提高档案管理团队的信息化意识。档案管理人员要熟悉电子档案文件的特性，做好对电子档案进行规范化管理，还应该掌握必要的计算机安全防护知识，加强档案管理的安全完整性。作为合格的档案管理团队,其成员要有不断学习的意识，积极参与各种相关专业培训，更新专业知识，以不断提高自身业务水平。其次，要不断提高档案管理者的信息化工作能力，尽快实现档案管理工作向信息化模式转变，档案管理部门要对档案工作人员进行系统的信息化技能培训，要涵盖网络、计算机、信息工程等内容。
信息化背景下，传统的档案信息管理模式及服务观念已经不能满足时代要求，因此档案管理人员要借助档案信息化建设这一改革契机，在实际工作中不断解放思想、创新服务观念。要利用好档案信息资源共享这一平台，不断拓宽档案信息开发及利用渠道，提高档案信息开发利用效率。要改进档案信息宣传方式，提高其宣传效果，使档案信息不但能满足人们使用需求，还应创造更大的经济及社会效益。
档案管理信息化是档案管理工作发展的趋势与方向，因此，档案管理部门要不断提高信息化管理意识，健全信息安全保障体系，创新档案信息服务观念，不断推进档案管理工作的信息化进程。.
参考文献
[1]郭永文.信息化条件下档案管理面临的挑战与机遇[J].知识经济，2012 (14)
[2]王树云.浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].赤子，2015 (1)
[3]周秦.浅谈信息技术在社保档案管理中的应用[J].中国管理信息化，2016（5）
